わかさ生活

膨大な資料の活用

ブルーベリーアイなどのサプリメント販売のわかさ生活では、数々の商品を開発し改良し、顧客からの意見を取り入れて商品に反映していきました。
ブルーベリーアイだけでも11回も改良を行っています・
このような改良を行えるのは、日々会議で意見交換しており、どの商品をどのようにすればいいか会議によって決定しているからです。
商品が改良されればされるほど、会議の頻度も多くなり、多いときは日に5回も会議を行います。

当然ながら会議が多くなれば、配付される資料も多くなります。
また企画書から議事録や提案書は大量の紙で管理しており、何十冊もファイルをバインダーにまとめて管理し、その中から必要な資料を探すには時間もかかります。
このように資料が増え続け、探すのにも苦労するようになっており、また移動中でも気軽に資料を読めるようにして欲しいと経営陣からの要望もありました。
必要な情報を必要なときに取り出せないということは、場合によっては経営判断の遅れにも繋がります。

Handbookを導入

このような問題を解決するために、iPadで資料を読めるようにするというものでした。
複数台のiPadで情報を閲覧できるシステムを探しているとHandbookが見つかりました。
タブレットやスマートフォンで文書や画像を発信でき、管理者がPCで編集したファイルもタブレットから閲覧できます。
紙の媒体に変わる資料の手段として、まさに会議での問題を解決するツールとなりました。
また経営層向けにも情報発信する手段として取り入れられています。

実際には、HandBookに登録する資料はユーザーが選んだものをメインとしていますが、社長が不在でも社長不在用のボックスが用意されており、そこに資料を社長が入れていけば、社長がいなくても会議が行えます。
そしてそのボックスの資料を会議や相手ごとに分けてHandBookに登録します。
また資料はサムネイルで表示するようにしており、この方が利用者からはわかりやすいと評判です。

また導入当初は、資料のダウンロードに時間がかかるので、社内の無線LANを改善するということも行いました。
会議を行えば、過去の情報を閲覧する場合も多く、このような過去の資料でも探すのに時間がかからず、検索すればすぐに見つかるので、紙の資料よりも使いやすいです。
資料をHandBookで閲覧できるようにするには、紙の媒体をスキャンしてそれを電子データにしなければいけませんが、紙の資料をスキャンすることで、この資料は本当に必要なのかどうかという選別も出来ました。
今後はDropBoxと連携して資料をアップロードできるようにするなど、更に情報を迅速に提供できるようにする予定です。

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