情報共有・ワークフロー連携

ワークフロー連携の概要

情報を共有する、ワークフロー連携についての概要を見ていきましょう。
文書管理やワークフロー、電子帳票などがひとつになれば業務の過程と情報が連動してひとつになりますので、
これまでに発生していた業務の中で起きる問題を解決することにつながります。
 

電子承認、電子決済といったワークフローもスピーディーに簡単に作れます。
そしてリアルタイム管理が可能になり、承認ルートの作成や変更もできるようになりますので、
内部統制強化を図ることができるのです。
 

社内文書の共有基盤なども作ることができますし、決済業務が簡単になり、
業務手順もスムーズに標準化されて、拠点間の情報伝達も強くなります。
 

新鮮についてもシステムによっては申請内容、申請者の部門や役職などを自動的に判断して
承認のルート決めも可能です。人事異動があった場合でも手軽に反映させられるシステムもあるのです。
そして申請や承認、却下、差し戻しなどはメールでの通知が行われますので、すぐに情報は連絡されます。
 

導入事例

たとえば情報共有やワークフローを導入した企業ではどのようにして活用しているのか、
その事例を紹介してみたいと思います。
 

とある会社では工場を経営しているのですが、帳票作成がこれまでは大変でした。
種類は100以上ある帳票の進歩管理、そしてデータ管理ができるよう担ったということで、
ワークフローに沿い、依頼された団塊から確認ができるようになり状況はすべてのスタッフと溶融することも
できますし期限を守ること、抜けや漏れがないようにアラートメールなどを使ってスムーズに作業が進むよう
担ったとのことです。
 

作らなければいけないものがあった場合には、開発を開始した時点で、
すべてのスタッフが見れるフォルダーの中にリストアップされる仕組みで担当者はもちろん、
部署など機嫌がはっきりとわかりやすく共有できるようになります。
 

全スタッフが把握しておくことができるようになったことにより、
作業で抜けがあったり漏れがあった場合にそれを抑えることができるようになるのです。
そして品質改善にも効果が出たとのことです。
 

見積もり依頼以外にも顧客情報入力をすることで業務が円滑にできるようになったということです。
スマートフォンを生かして情報共有やワークフローをすることによってこのようにこれまでの問題点を
解決してスムーズに業務を円滑に行うことができるというメリットが生まれてくるのです。
これは営業、生産業、その他に関係なく活用できるシステムです。

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