TMS

バックオフィスをサポートする「TMS」

「TMS」とは「FFS」同様株式会社Agoopが提供している業務用のスマートフォンを使ったツールです。

「FFS」は営業活動そのものを積極的に進めるために特化したツールでしたが、「TMS」はそれとは別に間接業務と言われるバックオフィスでの業務を適切に行っていくためのものとして構築されています。

スマートデバイスは業務用として使用する場合、勤怠管理やスケジュール管理にも広く使用をされているのですが、それをさらに他の間接業務と同時並行的に扱うことができるようにすることで、便利に内部状況を把握していくことができるようになっています。

最近ではバックオフィスにかける人員を少なくしたり、場合によっては外部の別企業にまるごとアウトソーシングするということもあるようですが、やはり長い目で見て企業として運営を続けていくためには社内で完結できる管理システムは早めに導入しておくことがおすすめと言えます。

TMSでできることとは

TMSでできることとは、まずはそれぞれのスタッフの出退勤の状況を把握するための勤怠管理と、毎日の報告書作成があります。

オンラインツールがない場合、営業社員はその日一日の行動を上司に報告するとき、外回りが終わってから一旦会社に戻りそこで作成をして提出をしてから帰宅という流れをとらなくてはいけませんでした。

ですが、遠く離れたエリアを回ったときでもいちいち会社に戻らなくてはいけないという手間はかなり負担になることも多く直帰をすることができるとなれば営業スタッフも思い切って外回りの計画が立てられます。

またTMSでは現在外回り中の営業社員のスマートデバイスを追うことで現在位置を事務所内から把握できるようになっているため、急な問い合わせがあったときにもすぐに連絡を入れて、そこから対応をお願いするということもできます。

業務マニュアルやセキュリティポリシーの保存も

TMSでは、行動記録やリアルタイムでの情報共有の他、どこからでも資料を参考にできるという便利な機能があります。

業務マニュアルが配布されているような場合、移動先までいちいち持ち歩くのは大変ですがスマートデバイスなら出先からでもすぐに参照をすることができます。

セキュリティポリシーなどその都度どういった対応をとることが必要かということも文書化してアップしておけば誰でもすぐに参照ができますし、途中で変更があったときなどにも一括して最新版を配布することができます。

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